Совещание при заместителе начальника УТ МВД России по ЮФО. Регламент

Утвержден приказом УТ МВД России по ЮФО от 18 ноября 2019 года № 356

Регламент совещания при заместителе начальника Управления на транспорте по Южному федеральному округу

I.   Общие положения

1.      Совещание при заместителе начальника УТ МВД России по ЮФО – начальнике полиции, заместителе начальника УТ МВД России по ЮФО – начальнике следственного отдела, заместителе начальника УТ МВД России по ЮФО является одной из форм коллегиального рассмотрения текущих вопросов по направлениям деятельности, за которые они несут ответственность.

2.      Заместитель начальника УТ МВД России по ЮФО – начальник полиции, заместитель начальника УТ МВД России по ЮФО – начальник следственного отдела, заместитель начальника УТ МВД России по ЮФО[1], определяют персональный состав постоянных участников совещания, а также ответственного секретаря совещания при заместителе начальника Управления[2] из сотрудников курируемых структурных подразделений аппарата Управления (с внесением изменений в должностные регламенты указанных сотрудников).

3.      В рассмотрении вопросов на совещании по решению заместителя начальника Управления могут принимать участие:

3.1.   Представители органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, общественных объединений и организаций, руководители транспортных предприятий, находящихся в зоне оперативного обслуживания Управления.

3.2.   Руководители структурных подразделений аппарата Управления, подчиненных территориальных органов УТ МВД России по ЮФО.

4.       Вопрос об участии в совещании лиц, указанных в подпунктах 3.1 и 3.2 настоящего Регламента, решается отдельно в каждом случае.

Приглашённые на совещание лица присутствуют только при обсуждении тех вопросов, на которые они приглашены, и могут с разрешения заместителя начальника УТ МВД России по ЮФО выступать с докладами, вносить предложения, замечания, задавать вопросы, давать справки.

  1. В совещании могут принимать участие члены Общественного совета при УТ МВД России по ЮФО.
  2. Время и место проведения совещания определяются его председателем.
  3. Организация работы совещания возлагается на ответственного секретаря совещания.
  4. Документационное обеспечение совещания возлагается на сотрудников, которым это поручено заместителем начальника Управления.

II.  Планирование совещаний

9.      График проведения совещаний при заместителе начальника УТ МВД России по ЮФО формируется на месяц или квартал и включает в себя перечень вопросов, подлежащих рассмотрению на совещании, с указанием по каждому вопросу даты рассмотрения, подразделения УТ МВД России по ЮФО и ответственного исполнителя.

10.    Совещания проводятся по утверждённому графику совещаний. На одном совещании рассматривается, как правило, не более трех вопросов.

11.    Формирование графика совещаний осуществляется на основании поручений заместителя начальника Управления и предложений руководителей структурных подразделений аппарата Управления, за деятельность которых он несет ответственность, представляемых до 20 числа месяца, предшествующего планируемому периоду, ответственному секретарю совещания.

12.     Предложения должны содержать:

12.1. Формулировку вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения на совещании.

12.2. Ответственного исполнителя и соисполнителя.

12.3. Дату рассмотрения вопроса на совещании.

12.4. Кандидатуры докладчика (содокладчика) и лиц, выступающих на совещании.

12.5. Список участников совещания (наименование подразделений).

13.    На основании поступивших предложений, ответственный секретарь совещания составляет график совещаний, который до 25 числа месяца, предшествующего планируемому периоду, вносится на утверждение заместителю начальника Управления.

14.    Утвержденный график совещаний в суточный срок рассылается ответственным секретарем совещания постоянным участникам совещания, а также в иные подразделения, указанные в графике.

III.   Порядок подготовки материалов совещания

15.    Подготовка вопросов для рассмотрения на совещании включает анализ существа проблемы, оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации, выявление недостатков, причин, их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогноз результатов их реализации. В необходимых случаях организуется предварительная проверка состояния дел по рассматриваемой проблеме непосредственно по курируемому направлению деятельности в подчиненных территориальных органах УТ МВД России по ЮФО.

16.    Перечень материалов, подготавливаемых к совещанию:

16.1. Повестка совещания (готовится ответственным секретарем совещания).

16.2. Информационная справка по вопросу, вынесенному на обсуждение совещания (готовится ответственным исполнителем).

16.3. Предложения в проекты решений совещания (готовятся ответственными исполнителями).

16.4. Список участников совещания (готовится ответственным секретарем совещания).

17.    Персональная ответственность за качество подготавливаемых материалов совещания, достоверность содержащихся в них сведений и соблюдение сроков представления материалов возлагается на руководителя подразделения УТ МВД России по ЮФО, являющегося ответственным исполнителем.

18.    Соисполнители не позднее, чем за 10 календарных дней до даты рассмотрения вопроса на планируемом совещании представляют ответственному исполнителю завизированные руководителем соответствующего подразделения:

18.1. Предложения в проект решения совещания по рассматриваемому вопросу.

18.2. Информационно-справочные материалы для включения в информационную справку по рассматриваемому вопросу.

18.3. Предложения в список выступающих на совещании, с указанием кандидатуры докладчика (содокладчиков) и выступающих.

18.4. Предложения в список участников совещания.

19.     Ответственный исполнитель обобщает поступившие от соисполнителей информационно-справочные материалы и предложения, на основе которых готовит и за 5 рабочих дней до установленной даты проведения совещания представляет ответственному секретарю совещания информационную справку, предложения в проект решения совещания, а также предложения по списку участников совещания, докладчику (содокладчикам) и выступающим на совещании.

20.    Требования, предъявляемые к материалам совещания:

20.1. Предложения в проект решения совещания содержат конкретные поручения по рассматриваемому вопросу организационно-распорядительного характера с указанием сроков и лиц (подразделений), ответственных за их исполнение, визируются ответственным исполнителем.

20.2. Информационная справка должна содержать:

а)      краткое и объективное изложение существа вопроса, выносимого на совещание;

б)      описание недостатков, существующих проблем и путей их решения;

в)      анализ действующих нормативных правовых актов (по вопросу);

г)       оценки, выводы и предложения.

Информационная справка визируется ответственным исполнителем.

20.3.  Материалы совещания готовятся в соответствии с установленными правилами подготовки документов в системе МВД России. Объём текста, как правило, не должен превышать:

а)      предложений в проект решения совещания – 3 страниц;

б)      информационной справки – 5 страниц.

21.    При представлении ответственному секретарю совещания материалов совещания, не соответствующих требованиям настоящего Регламента, либо при нарушении установленных сроков их представления руководитель ответственного секретаря совещания рапортом докладывает об этом заместителю начальника Управления для принятия решения.

22.    Ответственный секретарь совещания не позднее чем за 3 рабочих дня до даты проведения совещания:

22.1. Готовит повестку совещания, список участников совещания, которые вместе с другими материалами совещания его руководитель докладывает заместителю начальника Управления.

22.2. Направляет материалы совещания постоянным участникам совещания[3].

22.3. По указанию заместителя начальника Управления знакомит с материалами лиц, указанных в подпунктах 3.1 и 3.2 настоящего Регламента.

22.4. Направляет повестку совещания в подчиненные территориальные органы УТ МВД России по ЮФО руководители которых подлежат вызову на совещание, а также по указанию заместителя начальника Управления в Общественный совет при УТ МВД России по ЮФО.

23.    Итоговым документом совещания является протокол, в который вносятся: ход обсуждения, протокольные поручения и решения по рассматриваемым вопросам, принятые на совещании.

24.    Непосредственная подготовка проекта протокола возлагается на ответственного секретаря совещания или ответственного исполнителя. Срок подготовки протокола не должен превышать пяти суток со дня окончания совещания.

25.     В протоколе указываются: его порядковый номер, дата,место проведения совещания, должность,специальное звание,инициалы и фамилия председательствовавшего, данные об участниках совещания и приглашенных лицах, рассмотренные вопросы, инициалы и фамилиидокладчиков (содокладчиков) и выступавших.

26.    Протокол состоит из преамбулы и распорядительной части, которые располагаются после каждого отраженного в протоколе вопроса и фамилий лиц, выступивших по нему.

В преамбуле в сжатой форме излагается ход рассмотрения вопроса, в распорядительной части – принятые решения и поручения организационно-распорядительного характера, данные руководителям структурных подразделений аппарата Управления, ответственность за деятельность которых несет заместитель начальника Управления, а по распоряжению (указанию) начальника Управления либо по согласованию с заместителями начальника Управления подчиненным территориальным органам УТ МВД России по ЮФО.

27.    Проект протокола совещания представляется на подпись заместителю начальника Управления ответственным исполнителем.

28.    Подписанному заместителем начальника Управления протоколу ответственным секретарем совещания или ответственным исполнителем присваивается порядковый номер и в суточный срок, а при наличии срочных или оперативных поручений, - незамедлительно рассылается постоянным участникам совещания, руководителям структурных подразделений аппарата Управления и подчиненным территориальным органам УТ МВД России по ЮФО, которым даются поручения.

29.    Протокольное решение является обязательным для исполнения всеми должностными лицами структурных подразделений аппарата Управления и подчиненных территориальных органов УТ МВД России по ЮФО.

30.    Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколах, осуществляется должностными лицами по решению заместителя начальника Управления, если отсутствуют иные указания.

Мероприятие считается выполненным и подлежит снятию с контроля после доклада ответственным исполнителем в указанные протоколом совещания сроки заместителю начальника Управления и представления ответственным секретарем совещания соответствующих материалов, если иное не установлено протоколом совещания.

31.    Материалы совещания формируются в специальные дела ответственным секретарем совещания.

32.    В случае необходимости проведения совещания по вопросам, не терпящим отлагательства, подготовка к нему осуществляется согласно требованиям настоящего Регламента, за исключением соблюдения сроков, указанных в пунктах 18, 19 и 22. Указанные сроки корректируются заместителем начальника Управления и доводятся ответственным секретарем совещания до постоянных участников совещания, а также иных лиц.

IV. Обеспечение работы совещания

33.    Приглашение на совещание лиц, указанных в подпункте 3.1 настоящего Регламента, вызов руководителей подчиненных территориальных органов УТ МВД России по ЮФО и их встреча осуществляются ответственным исполнителем.

34.    Размещение руководителей подчиненных территориальных органов УТ МВД России по ЮФО, прибывающих для участия в работе совещания, в гостинице и обеспечение их автотранспортом осуществляются тылом Управления по заявкам ответственного исполнителя.

35.    Ответственный исполнитель в день проведения совещания выделяет сотрудников для встречи и сопровождения участников совещания, не имеющих права беспрепятственного входа в административные здания и на охраняемые объекты Управления.

36.    Пропускной режим в помещение для проведения совещания обеспечивается секретариатом совещания при заместителе начальника Управления.

37.    Осуществление аудиозаписи хода совещания обеспечивают:

а)      в кабинете заместителя начальника Управления – ответственный секретарь совещания;

б)      в других зданиях и помещениях УТ МВД России по ЮФО – ЦИТСиЗИ УТ МВД России по ЮФО;

в)     в зданиях и помещениях подчиненных территориальных органов УТ МВД России по ЮФО – их начальники.

38.    Для освещения вопросов, обсуждаемых на совещании, по указанию заместителя начальника Управления могут быть приглашены представители средств массовой информации в порядке, определённом Положением о коллегии УТ МВД России по ЮФО.

39.      Обеспечение канцелярскими товарами осуществляется ОДиР УТ МВД России по ЮФО по заявкам ответственного секретаря совещания или ответственного исполнителя.

V.   Контроль за выполнением решений, принятых в ходе совещаний при заместителе начальника УТ МВД России по ЮФО

  1. Текущий контроль за выполнением намеченных мероприятий, поручений и указаний руководства осуществляют начальники структурных подразделений аппарата Управления, подчиненных территориальных органов УТ МВД России по ЮФО, являющиеся исполнителями мероприятий.
  2. Заместитель начальника Управления лично осуществляет контроль за ходом реализации поставленных им задач и намеченных мероприятий  или возлагает его на лицо, ответственное за организационное обеспечение работы совещания.

[1] Далее – «заместитель начальника Управления».

[2] Далее – «ответственный секретарь совещания».

[3] В случаях, изложенных в пункте 21 настоящего Регламента, ответственность за направление материалов возлагается на ответственного исполнителя.

 

Официальный сайт Министерства внутренних дел Российской Федерации
© 2020, МВД России