Совещание при заместителе начальника УТ МВД России по ЮФО. Регламент

Утверждено приказом УТ МВД России по ЮФО от 30 сентября 2011 года № 350

Регламент совещания при заместителе начальника Управления на транспорте по Южному федеральному округу

I.        Общие положения 

1.      Совещание при первом заместителе начальника УТ МВД России по ЮФО – начальнике полиции, заместителе начальника УТ МВД России по ЮФО, заместителе начальника УТ МВД России по ЮФО - начальнике Следственного отдела УТ МВД России по ЮФО, является одной из форм коллегиального рассмотрения текущих вопросов по курируемым направлениям деятельности служб и подразделений Управления.

2.        Первый заместитель начальника УТ МВД России по ЮФО – начальник полиции, заместитель начальника УТ МВД России по ЮФО,  заместитель начальника УТ МВД России по ЮФО - начальник Следственного отдела УТ МВД России по ЮФО определяют персональный состав постоянных участников совещания, а также секретариата совещания из сотрудников курируемых служб по УТ МВД России по ЮФО и объявленной приказом.

3.        В рассмотрении вопросов на совещании по решению заместителя начальника УТ МВД России по ЮФО могут принимать участие:

3.1.   Представители органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественных объединений и организаций, предприятий транспорта.

3.2.    Руководители подчиненных линейных органов, подразделений УТ МВД России по ЮФО, а также сотрудники аппарата Управления.

4.       Вопрос об участии в совещании лиц, указанных в подпунктах 3.1 и 3.2 настоящего Регламента, решается отдельно в каждом случае.

Приглашённые на совещание лица присутствуют только при обсуждении тех вопросов, на которые они приглашены, и могут с разрешения заместителя начальника УТ МВД России по ЮФО выступать с докладами, вносить предложения, замечания, задавать вопросы, давать справки.

5. В совещании могут принимать участие члены Общественного совета при УТ МВД России по ЮФО.

6. Время и место проведения совещания определяются его председателем.

7. Организация работы совещания возлагается на секретариат совещания при заместителе начальника Управления.

8. Документационное обеспечение совещания возлагается на сотрудников, которым это поручено заместителем начальника Управления.

II.      Планирование совещаний. 

9.      График проведения совещаний при заместителе начальника УТ МВД России по ЮФО формируется на месяц или квартал и включает в себя перечень вопросов, подлежащих рассмотрению на совещании, с указанием по каждому вопросу даты рассмотрения, подразделения, ответственного за подготовку вопроса.

10.    Совещания проводятся по утверждённому графику совещаний. На одном совещании рассматривается, как правило, не более трех вопросов.

11.    Формирование графика совещаний осуществляется на основании поручений заместителя начальника Управления, предложений руководителей курируемых подразделений УТ МВД России по ЮФО, представляемых до 20 числа месяца, предшествующего планируемому периоду, в секретариат совещания при заместителе начальника Управления.

12.     Предложения должны содержать:

12.1. Формулировку вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения на совещании.

12.2. Наименование подразделения, ответственного за подготовку вопроса для рассмотрения на совещании[18] и наименования подразделений, участвующих в подготовке вопроса[19].

12.3. Дату рассмотрения вопроса на совещании.

12.4. Наименование подразделения, руководитель которого является докладчиком (содокладчиком) или выступающим на совещании.

12.5.  Список участников совещания (наименование подразделений УТ МВД России по ЮФО, ЛУ-ЛО МВД России на транспорте, ЛОП-ЛПП).

13     На основании поступивших предложений, секретариат совещания при заместителе начальника Управления составляет график совещаний, который до 25 числа месяца, предшествующего планируемому периоду, вносится на утверждение заместителю начальника УТ МВД России по ЮФО.

14.    Утвержденный график совещаний в суточный срок рассылается секретариатом совещания при заместителе начальника Управления постоянным участникам совещания, а также в иные органы, подразделения и учреждения, указанные в графике.

 III. Порядок подготовки материалов совещания.

15.    Подготовка вопросов для рассмотрения на совещании включает глубокий и всесторонний анализ существа проблемы, оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации, выявление недостатков, причин, их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогноз результатов их реализации. В необходимых случаях организуется предварительная проверка состояния дел по рассматриваемой проблеме непосредственно по курируемому направлению деятельности в подчиненных линейных органах и подразделениях.

16.    Перечень материалов, подготавливаемых к совещанию:

16.1. Повестка совещания (готовится секретариатом совещания при заместителе начальника Управления).

16.2. Информационная справка по вопросу, вынесенному на обсуждение совещания (готовится ответственным исполнителем).

16.3. Предложения в проекты решений совещания (готовятся ответственными исполнителями).

16.4. Список участников совещания (готовится секретариатом совещания при заместителе начальника Управления).

17.    Персональная ответственность за качество подготавливаемых материалов совещания, достоверность содержащихся в них сведений и соблюдение сроков представления материалов возлагается на руководителя курируемого структурного подразделения УТ МВД России по ЮФО, указанного в графике совещаний.

18.    Соисполнители не позднее, чем за 10 календарных дней до даты рассмотрения вопроса на планируемом совещании, представляют ответственному исполнителю завизированные руководителем соответствующего подразделения:

18.1. Предложения в проект решения совещания по рассматриваемому вопросу.

18.2. Информационно-справочные материалы для включения в информационную справку по рассматриваемому вопросу.

18.3. Предложения в список выступающих на совещании, с указанием кандидатуры докладчика (содокладчиков).

18.4. Предложения в список участников совещания.

19.     Ответственный исполнитель обобщает поступившие от соисполнителей информационно-справочные материалы и предложения, на основе которых готовит и за 5 рабочих дней до установленной даты проведения совещания представляет в секретариат совещания при заместителе начальника УТ МВД России по ЮФО информационную справку, предложения в проект решения совещания, а также предложения по списку участников совещания, докладчику (содокладчикам) и выступающим на совещании.

20.    Требования, предъявляемые к материалам совещания:

20.1. Предложения в проект решения совещания содержат конкретные поручения по рассматриваемому вопросу организационно-распорядительного характера с указанием сроков и лиц (подразделений), ответственных за их исполнение, визируются ответственным исполнителем.

20.2.  Информационная справка должна содержать:

а) краткое и объективное изложение существа вопроса, выносимого на совещание,

б) описание недостатков, существующих проблем и путей их решения,

в) анализ действующих нормативных правовых актов (по вопросу),

г) оценки, выводы и предложения.

Информационная справка визируется ответственным исполнителем.

20.3.  Материалы совещания готовятся в соответствии с установленными правилами подготовки документов в системе МВД России. Объём текста, как правило, не должен превышать:

а) предложений в проект решения совещания – 3-х страниц;

б) Информационной справки – 5-ти страниц.

21.    При представлении в секретариат совещания при заместителе начальника УТ МВД России по ЮФО материалов совещания, не соответствующих требованиям настоящего Регламента, либо при нарушении установленных сроков их представления, руководитель секретариата совещания при заместителе начальника Управления рапортом докладывает об этом заместителю начальника Управления для принятия решения.

22.    Секретариат совещания при заместителе начальника УТ МВД России по ЮФО не позднее, чем за 3 рабочих дня до даты проведения совещания:

22.1. Готовит повестку совещания, список участников совещания, которые вместе с другими материалами совещания его руководитель докладывает заместителю начальника Управления.

22.2. Направляет материалы совещания постоянным участникам совещания[20].

22.3. По указанию заместителя начальника Управления знакомит с материалами лиц, указанных в подпунктах 3.1 и 3.2 настоящего Регламента.

22.4. Направляет повестку совещания в линейные органы, подразделения УТ МВД России по ЮФО, руководители которых подлежат вызову на совещание, а также по указанию заместителя начальника УТ МВД России по ЮФО в Общественный совет УТ МВД России по ЮФО.

23.    Итоговым документом совещания является протокол совещания при заместителе начальника Управления[21], в который вносятся: ход обсуждения, протокольные поручения и решения по рассматриваемым вопросам, принятые на совещании.

24.    Непосредственная подготовка проекта протокола возлагается на секретариат совещания при заместителе начальника Управления или ответственного за организационное обеспечение работы совещаний. Срок подготовки протокола не должен превышать пяти суток со дня окончания совещания.

25.     В протоколе указываются: его порядковый номер, дата, место проведения совещания, должность,специальное звание, инициалы и фамилия председательствовавшего, инициалы и фамилии присутствовавшихпостоянных участников совещания, инициалы, фамилии, должности участников совещания, указанных в подпункте 3.1 настоящего Регламента, наименования линорганов и подразделений, руководители которых приняли участие в совещании, рассмотренные вопросы, инициалы и фамилии докладчиков и выступавших.

26.    Протокол состоит из преамбулы и распорядительной части, которые располагаются после каждого отраженного в протоколе вопроса и фамилий лиц, выступивших по нему.

В преамбуле в сжатой форме излагается ход рассмотрения вопроса, в распорядительной части - принятые решения и поручения организационно-распорядительного характера, данные руководителям структурных органов и подразделений УТ МВД России по ЮФО.

27.    Проект протокола совещания представляется на подпись заместителю начальника Управления его заместителем или руководителем подразделения, ответственным за подготовку совещания.

28.    Подписанный заместителем начальника Управления протокол в суточный срок рассылается секретариатом совещания при заместителе начальника или ответственным исполнителем постоянным участникам совещания, а также в заинтересованные органы, подразделения УТ МВД России по ЮФО.

29.    Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколах, осуществляется должностными лицами по решению заместителя начальника Управления.

Мероприятие считается выполненным и подлежит снятию с контроля после доклада ответственным исполнителем в указанные протоколом совещания сроки заместителю начальника Управления и представления в его аппарат соответствующих материалов.

30.    Материалы совещания формируются в специальные дела.

31.    В случае необходимости проведения совещания по вопросам, не терпящим отлагательства, подготовка к нему осуществляется согласно требованиям настоящего Регламента, за исключением соблюдения сроков, указанных в пунктах 16, 17 и 20. Указанные сроки корректируются заместителем начальника Управления и доводятся его аппаратом до постоянных участников совещания, а также заинтересованных линейных органов и подразделений УТ МВД России по ЮФО.

IV. Обеспечение работы совещания.

32.    Приглашение на совещание лиц, указанных в подпункте 3.1 настоящего Регламента, вызов руководителей подчиненных линейных органов и подразделений УТ МВД России по ЮФО и их встреча осуществляются ответственным исполнителем.

33.    Размещение прибывающих для участия в работе совещания руководителей органов и подразделений в гостинице и обеспечение их автотранспортом осуществляются Тылом Управления по заявкам ответственного исполнителя.

34.    Ответственный исполнитель в день проведения совещания выделяет сотрудников для встречи и сопровождения участников совещания, не имеющих права беспрепятственного входа в административные здания и на охраняемые объекты Управления.

36.    Пропускной режим в помещение для проведения совещания обеспечивается секретариатом совещания при заместителе начальника Управления[24].

37.    Осуществление аудиозаписи хода совещания обеспечивается:

а) в кабинете заместителя начальника Управления - секретариатом совещания при заместителе начальника Управления,

б) в других зданиях и помещениях УТ МВД России по ЮФО - Тылом Управления,

в) в зданиях и помещениях линейных органов и подразделений УТ МВД России по ЮФО - их начальниками.

38.    Для освещения вопросов, обсуждаемых на совещании, по указанию заместителя начальника Управления могут быть приглашены представители средств массовой информации в порядке, определённом Положением о коллегии УТ МВД России по ЮФО.

39.      Обеспечение канцелярскими товарами осуществляется ОДиР Управления по заявкам секретариата совещания при заместителе начальника Управления или ответственного исполнителя.

V. Контроль за выполнением решений, принятых в ходе совещаний при заместителе начальника УТ МВД России по ЮФО

  1. Текущий контроль за выполнением намеченных мероприятий, поручений и указаний руководства осуществляют начальники подразделений аппарата Управления, ЛУ-ЛО МВД России на транспорте, являющихся исполнителями мероприятий.
  2. Заместитель начальника УТ МВД России по ЮФО лично осуществляет контроль за ходом реализации поставленных им задач и намеченных мероприятий, или возлагает его на лицо, ответственное за организационное обеспечение работы совещания.
Официальный сайт Министерства внутренних дел Российской Федерации
© 2019, МВД России