Регламент коллегии Управления на транспорте МВД России по Южному федеральному округу

Утвержден приказом УТ МВД России по ЮФО от 30 сентября 2011 года № 350

Регламент коллегии Управления на транспорте МВД России по Южному федеральному округу

 I. Планирование работы коллегии.

1.  План работы коллегии разрабатывается на полугодие и включает перечень вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях коллегии, с указанием по каждому вопросу месяца его рассмотрения, подразделений УТ МВД России по ЮФО, ответственных за подготовку вопроса.

2.  Заседания коллегии проводятся по утвержденному плану, как правило, в последний вторник месяца. На одном заседании коллегии рассматривается не более трех вопросов.

3.  Члены коллегии, руководители служб и отраслевых подразделений УТ МВД России по ЮФО не позднее, чем за месяц до начала планируемого периода представляют в отделение АПиК штаба Управления предложения, содержащие:

3.1.   Формулировку вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения на заседании коллегии.

3.2.   Ответственного исполнителя и соисполнителей.

3.3.   Месяц рассмотрения вопроса на заседании коллегии.

4. Инициатор вносимого на рассмотрение коллегии вопроса предварительно согласовывает его с подразделениями, ответственными за подготовку вопроса.

5. Предложения о проведении совместных заседаний коллегий предварительно согласовываются инициатором с руководителями соответствующих коллегиальных органов взаимодействующих структур, а по выездным заседаниям коллегии с ЦФО УТ МВД России по ЮФО и докладываются на рассмотрение председателю коллегии.

6. На основе предложений, указанных в пунктах 3 и 5 настоящего Регламента, отделение АПиК штаба формирует проект плана работы коллегии.

7. Согласованный с членами коллегии и ответственными исполнителями проект плана работы коллегии на полугодие представляется на утверждение председателю коллегии соответственно до 25 декабря и 25 июня каждого года.

8. Утверждённый план работы коллегии в двухдневный срок рассылается отделением АПиК штаба членам коллегии, вподразделения аппарата Управления, указанные в плане, а также в ЛУ МВД России на транспорте, ЛО МВД России на транспорте.

9. Решение об изменении утвержденного плана работы коллегии в части формулировки рассматриваемого вопроса, переноса срока его рассмотрения, либо снятия с обсуждения принимается председателем коллегии по обоснованному рапорту ответственного исполнителя. Копия рапорта, рассмотренного председателем коллегии, передается в отделение АПиК штаба.

10.    Рапорт о включении в повестку очередного заседания коллегии неотложных дополнительных вопросов докладывается инициатором председателю коллегии и по результатам рассмотрения направляется в отделение АПиК штаба не позднее, чем за месяц до предполагаемого срока проведения заседания коллегии. Подготовка необходимых материалов в этих случаях осуществляется в порядке, установленном настоящим Положением.

11.    Отделение АПиК штаба не позднее, чем за пять календарных дней до даты заседания коллегии, информирует членов коллегии и других участников заседания о дате, времени и месте его проведения.

II.      Порядок подготовки материалов к заседанию коллегии. 

12.    Ответственными за подготовку материалов к заседанию коллегии являются члены коллегии, и ответственные исполнители, указанные в плане работы коллегии первым, а также отделение АПиК штаба. В необходимых случаях организуется предварительная проверка состояния дел по рассматриваемой проблеме непосредственно в структурных подразделениях и линейных органах УТ МВД России по ЮФО.

13.    Перечень материалов, подготавливаемых к заседанию коллегии:

13.1.Повестка заседания коллегии (готовится отделением анализа, планирования и контроля Штаба Управления[4]). 

13.2. Порядок проведения заседания коллегии (готовится отделением АПиК).

13.3. Докладная записка (аналитическаясправка) по вопросу, вынесённому на обсуждение коллегии (готовится ответственным исполнителем).

13.4. Проекты решения коллегии и приказа, его объявляющего (готовятся ответственным исполнителем).

13.5.   Тезисы выступления председателя коллегии по обсуждаемому вопросу, вопросы председателя коллегии к докладчикам и выступающим(готовятся ответственным исполнителем).

13.6.           Доклады и выступления по вопросу (готовятся ответственным исполнителем).

13.7.           Список участников заседания коллегии[5] и лиц, приглашаемых для участии коллегии (готовится отделением АПиК штаба).

13.8. Статистические сведения по рассматриваемому вопросу (готовятся информационным центром УТ МВД России по ЮФО по запросу служб).

13.9. Видеоматериалы, слайды, графики, планируемые к демонстрации в ходе рассмотрения вопросов (готовятся ответственным исполнителем).

13.10. Обобщенный информационно-справочный материалк выступлению председателя коллегии (готовится отделением АПиК штаба).

При необходимости могут прилагаться другие материалы, дополнительно подготовленные в рамках вносимых на обсуждение коллегии вопросов.

Докладчики (заслушиваемые лица) за два дня до проведения коллегии предоставляют в ЦИТСиЗИ УТ МВД России по ЮФО файлы мультимедийного сопровождения докладов и выступлений на коллегии.

14.    Подготовка материалов к заседанию коллегии возлагается на членов коллегии и подразделения УТ МВД России по ЮФО, указанныев плане работы коллегии[6], на которые настоящим Регламентом возложена подготовка соответствующих материалов. По указанию председателя коллегии для подготовки материалов к заседаниям коллегии могут создаваться рабочие группы.

15.    Соисполнители не позднее, чем за 14 дней до даты рассмотрения вопроса на планируемом заседании коллегии[7] представляют ответственному исполнителю завизированные руководителем (его заместителем) соответствующего подразделения:

15.1. Предложения в проект решения коллегии по рассматриваемому вопросу.

15.2. Информационно-справочный материал для включения ваналитическуюсправку по рассматриваемому вопросу.

15.3. Предложения в список выступающих на заседании коллегии с указанием кандидатуры выступающего (содокладчика) и темы выступления.

15.4. Предложения в список участниковзаседания коллегии.

16.     Ответственный исполнитель обобщает поступившие отсоисполнителей информационно-справочные материалы и предложения, на основе которых готовит, согласовывает и за 7 рабочих дней до установленной даты проведения заседания коллегии представляет в Штаб Управления аналитическую справку, проекты решения коллегии и приказа, его объявляющего, а также предложения по списку участников заседания коллегии, порядку проведения заседания коллегии с указанием докладчика (содокладчиков) и выступающих на заседании коллегии, тем выступлений.

17. Для координации вопросов, связанных с подготовкой заседания коллегии при необходимости создается рабочая группа, возглавляемая начальником Штаба УТ МВД России. В состав рабочей группы включаются руководитель подразделения УТ МВД России по ЮФО, определенного ответственным исполнителем (заместитель руководителя рабочей группы), руководители подразделений, являющихся соисполнителями, а также подразделений, на которые настоящим Регламентом возложено обеспечение деятельности коллегии.

18.    Персональнаяответственность за качество подготавливаемых (дорабатываемых) материалов коллегии, достоверность содержащихся в них сведений и соблюдение сроков представления материаловвозлагается на руководителя подразделенияУТ МВД России по ЮФО, определённого ответственным исполнителем. 

19.    При представлении в отделение АПиК материалов, не соответствующих требованиям настоящегоРегламента, и невозможности приведения их в соответствие с требованиями настоящего Регламента, либо при нарушении установленных сроков их представления, начальник Штаба Управления рапортом докладывает об этом председателю коллегии для принятия решения.

20.    Порядок подготовки материаловпо вопросам, вносимым на рассмотрение совместных заседаний коллегий, устанавливается в каждом конкретном случае отдельно, путём издания совместного приказа (распоряжения) о подготовке к проведению совместного заседания коллегий.

III. Требования, предъявляемые к материалам коллегии.

21.     Проект решения коллегии:

21.1. Состоит из преамбулы и распорядительной части. В преамбуле в сжатой форме излагается существо проблемы, в распорядительной части - принятые решения иконкретные поручения организационно-распорядительного характера с указанием сроков и лиц (подразделений), ответственных за их исполнение.

21.2. Визируется ответственным исполнителем.

21.3. Согласовывается с:

а)       соисполнителями,

б)       руководителями подразделений Управления, которым в проекте решения коллегии даются поручения, либо к компетенции которых отнесено осуществление деятельности, регламентируемой проектом решения коллегии,

в)  Штабом УТ МВД России по ЮФО,

г)  членами коллегии,

д) правовой группой УТ МВД России по ЮФО (правовая экспертиза).

Срок согласования не должен превышать двух рабочих дней, с момента поступления проекта решения на согласование.

22.     Аналитическая справка:

22.1. Содержит:

а) краткое, глубокое и объективное изложение существа вопроса, вносимого на обсуждение коллегии;

б) описание недостатков, существующих проблем и возможных путей их решения;

в) анализ соответствующих действующих нормативных правовых актов;

г) оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации;

д) прогноз результатов реализации мероприятий, предусмотренных проектом решения.

22.2. Визируется ответственным исполнителем и членом коллегии, определённым планом работы коллегии ответственным за подготовку вопроса.

23.     Материалы коллегии готовятся в соответствии с установленными правилами подготовки документов в системе МВД России. Объём текста, как правило, не должен превышать:

23.1. Проекта решения коллегии – 5-ти страниц.

23.2. Аналитической справки – 5-ти страниц.

IV. Порядок ознакомления с материалами коллегии.

24.    Отделение АПиК штаба Управления не позднее, чем за 3 календарных дня до даты проведения заседания коллегии:

24.1. Направляет материалы коллегии председателю и членам коллегии.

24.2. По указанию председателя коллегии знакомит с материалами коллегии лиц, приглашённых на её заседание.

 V. Итоговые документы коллегии.

25.     Проекты: приказа, объявляющего решение коллегии, а также нормативных правовых актов, подготовленных дополнительно в рамках вопросов, обсуждённых на заседании коллегии:

25.1. В течение 10 календарных дней, если председателем коллегии не установлен иной порядок, дорабатываются ответственным исполнителем с учётом высказанных в ходе заседания замечаний и предложений и согласовываются с:

         а) членами коллегии,

         б) Штабом УТ МВД России по ЮФО,

         в) правовой группой УТ МВД России по ЮФО (правовая экспертиза).

Рассмотрение и согласование перечисленных документов осуществляются в течении двух рабочих дней с момента поступления материалов на согласование.

25.2. Представляются в установленном порядке на подпись председателю коллегии Управления ответственным исполнителем.

25.3. Направляются в установленном порядке ответственным исполнителям, которым в проекте решения коллегии даются поручения либо к компетенции которых отнесено осуществление деятельности, регламентируемой проектом коллегии, в ЛУ МВД России на транспорте ЛО МВД России на транспорте, и в отделение АПиК штаба.

26.    Протокол заседания коллегии[8]:

26.1.Включает порядковый номер, дату, место проведения заседания коллегии, должность, специальное звание инициалы и фамилию председательствовавшего, инициалы и фамилии присутствовавших членов коллегии, инициалы, фамилии и должности приглашенных участников заседания коллегии, рассмотренные вопросы, инициалы и фамилии докладчиков и выступавших[9].

26.2. Состоит из преамбулы и распорядительной части, которые располагаются после каждого отраженного в протоколе вопроса и фамилийлиц, выступивших по нему.

В преамбуле в сжатой форме излагается ход рассмотрения вопроса, в распорядительной части - принятые решения и поручения организационно-распорядительного характера, данные в ходе заседания коллегии, с указанием сроков и лиц (подразделений), ответственных за их исполнение.

26.3. Готовится отделением АПиК в срок, не превышающий трёх рабочих дней, а протокол заседания, на котором рассматривались итоги оперативно-служебной деятельности - 10 календарных дней, если председателем коллегии не установлен иной срок.

При отсутствии поручений, подлежащих отражению в протоколе, а также письменных мнений отсутствующих членов коллегии по обсуждаемым вопросам протокол может не составляться.

26.4. Подписывается председателем коллегии и в двухдневный срок рассылается членам коллегии, в структурные подразделения аппарата Управления, линейные подразделения, а также заинтересованным органам.

Поручения, изложенные в протоколе, являются обязательными для исполнениявсеми должностными лицами органов и подразделений УТ МВД России по ЮФО.

Контроль исполнения поручений, отраженных в протоколах, организуется заместителями начальника Управления, курирующими соответствующие направления деятельности, а также Штабом Управления.

27.    Стенограмма заседания коллегии:

27.1. Оформляется отделением АПиК штаба в течение 10 рабочих дней на основе расшифровки аудиозаписи заседания коллегии.

27.2. Как составная часть материалов коллегии относится к служебной информации ограниченного доступа, разрешение на ознакомление со стенограммой, предоставление копий стенограммы и выписок из неё даётся начальником Штаба Управления.

28.    Материалы коллегии, указанные в пунктах 3, 8-10, 13 и 25-26 настоящего Регламента, формируются в специальные номенклатурные дела Штаба УТ МВД России по ЮФО.

 VI. Обеспечение деятельности коллегии.

31.    Информирование представителей Общественного совета при УТ МВД России по ЮФО о дате, времени, месте проведения и повестке заседания коллегии осуществляется заблаговременно отделением АПиК.

32. Приглашение на заседание коллегии представителей органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественных объединений и организаций, вызов руководителей органов, подразделений и учреждений системы МВД России, ФМС России и их встреча осуществляются по указанию председателя коллегии подразделением, являющимся ответственным исполнителем.

33.    Размещение лиц, прибывающих для участия в работе заседания коллегии в гостинице и обеспечение их автотранспортом осуществляется Тылом УТ МВД России по ЮФО по заявке ответственного исполнителя.

34.    Ответственный исполнитель в день проведения заседания коллегии выделяет сотрудников для встречи и сопровождения участников заседания коллегии, не имеющих права беспрепятственного входа в административные здания и на охраняемые объекты.

35.    Участникам заседания коллегии не разрешается проносить в зал заседания звукозаписывающие устройства, а также кино-, видео- и фотоаппаратуру и средства связи (за исключением лиц, ответственных за подготовку итоговых документов коллегии).

36.    Тыл УТ МВД России по ЮФО обеспечивает работу необходимых средств связи, установку микрофонов в зале заседания коллегии, технического обеспечения мультимедийного сопровождения докладов, а также аудиозапись хода заседанияколлегии, которая по окончании заседания передается в отделение АПиК штаба для подготовки стенограммы.

37.     Группа информации и общественных связей УТ МВД России по ЮФО по указанию председателя коллегии:

37.1. Осуществляет приглашение и аккредитацию представителей средств массовой информации на открытые заседания коллегии.

37.2. Предоставляет СМИ информацию о вопросах, подлежащих рассмотрению на заседаниях коллегии.

37.3. Организует прибытие, пропуск, сопровождение представителей СМИ, устанавливает продолжительность их участия и порядок проведения звукозаписи, кино-, видео- и фотосъёмок на заседаниях коллегии.

37.4. По окончании заседаний коллегии по указанию председателя коллегии организует пресс-конференции (брифинги) по рассмотренным на заседаниях вопросам.

38.     Тыл УТ МВД России по ЮФО:

38.1. Обеспечивает готовность зала заседания коллегии к проведению мероприятия.

38.2. В двухнедельный срок со дня утверждения плана работы коллегии на предстоящее полугодие, на основе заявок, поступивших из Штаба УТ МВД России по ЮФО, подготавливает совместнос ЦФО Управления и утверждает в установленном порядке смету расходов на проведение плановых заседаний коллегии, их организационно-техническое и документационное обеспечение.

38.3. В месячный срок с момента утверждения сметы организует закупку и передачу в секретариат коллегии канцелярских товаров, расходных материалов к оргтехнике, при необходимости сувенирной продукции согласно поданным заявкам.

38.4. Осуществляет подготовку и установку оргтехники и оборудования, необходимого для демонстрации диаграмм, графиков во время рассмотрения вопросов, согласно утвержденной повестке.

 VII. Контроль за выполнением решений коллегии

  1. Контроль за своевременным представлением окончательных решений коллегии УТ МВД России по ЮФО и других, связанных с ними материалов для утверждения председателю коллегии, и их рассылкой исполнителям осуществляется руководителем подразделения, ответственного за их подготовку, и штабом Управления.
  2. Поручения, отданные председательствовавшим и членами коллегии в ходе заседания коллегии отражаются в протоколе. В целях их реализации отделение АПиК штаба Управления выставляет контрольные карточки на руководителей подразделений УТ МВД России по ЮФО и ЛУ-ЛО МВД России на транспорте, которым было поручено исполнение.
  3. Текущий контроль за выполнением намеченных решениями коллегии, мероприятий осуществляют члены коллегии по курируемым направлениям деятельности, руководители подразделений аппарата Управления, линейными управлениями (отделами).
  4. Отделение АПиК штаба Управления осуществляет периодичный контроль за ходом реализации намеченных решениями мероприятий в подразделениях аппарата Управления, по результатам которого готовит докладную записку начальнику Управления.
  5. Контроль за ходом, своевременностью и полнотой реализации намеченных решением мероприятий, возложенных на руководителей линейных Управлении (отделов) МВД России осуществляют подразделения аппарата Управления по направлениям оперативно-служебной деятельности. Отчеты о реализации мероприятий линейных органов концентрируются в номенклатурных делах соответствующих подразделений аппарата Управления.
  6. Если мероприятие, намеченное решением коллегии (поручение) не может быть выполнено подразделением - исполнителем в установленный срок, то начальник этого подразделения по согласованию с членом коллегии по курируемому направлению деятельности в обязательном порядке письменно докладывает об этом председателю коллегии, с предложением о продлении срока исполнения поручения.
  7. Документ с резолюцией председателя коллегии, о принятом решении немедленно передается в штаб УТ МВД России по ЮФО. 
Официальный сайт Министерства внутренних дел Российской Федерации
© 2019, МВД России